GlobalBPA

UK : LE SFO COMPLÈTE SON GUIDE OPÉRATIONNEL AVEC “EVALUATING A COMPLIANCE PROGRAMME”

Le Serious Fraud Office complète son guide opérationnel avec les critères d’évaluation d’un dispositif de compliance (17 Jan 2020)

SFO_LOGO-2020

Contexte

Le manuel opérationnel du Serious Fraud Office (SFO)  est un ensemble de documents internes publiés à titre indicatif uniquement dans un souci de transparence.

Ce manuel opérationnel n’est pas publié dans le but de fournir des conseils juridiques et ne devrait donc pas être invoqué comme base de tout avis ou décision juridique.

Le SFO précise que s’il est amené à enquêter su rune organisation, il se doit d’évaluer l’efficacité du programme de conformité de l’organisation.

Cette évaluation concerne toute organisation organisation. Son objectif est de faciliter la prise décision, notamment :

  • a) Une poursuite est-elle dans l’intérêt public ?
  • b) L’organisation devrait-elle être invitée à participer aux négociations sur un DPA et, dans l’affirmative, quelles conditions devrait inclure le DPA ?
  • c) L’organisation dispose-t-elle d’un moyen de défense contre les «procédures adéquates» contre une accusation en vertu de l’article 7 de la loi de 2010 sur la corruption (manquement d’une organisation commerciale à empêcher la corruption ?
  • d) L’existence et la nature du programme de conformité pourraient-elles être un facteur pertinent pour la détermination de la peine ?

Définition

Le SFO définit un «programme de conformité» comme l’ensemble des systèmes et procédures internes d’une organisation pour aider à garantir que l’organisation – et ceux qui y travaillent – se conforme aux exigences légales et aux politiques et procédures internes.

Le référentiel

Le SFO réaffirme son attachement aux recommandations “The Bribery Act 2010 Guidance“, publiées le 30 Mars 2011 et révisées en octobre 2012, et aux 6 principes quelles contiennent.

  • Principe 1 : Procédures proportionnées
  • Principe 2 : Engagement de haut niveau
  • Principe 3 : Évaluation des risques
  • Principe 4 : due diligence
  • Principe 5 : Communication (y compris formation)
  • Principe 6 : Suivi et examen

Le SFO rappelle que faire des affaires avec intégrité (“Doing business with integrity“) signifie garantir le respect de la loi britannique sur la corruption et insister pour que les partenaires, agents et distributeurs locaux adhèrent aux mêmes normes élevées.

Cela signifie également être vigilant à l’égard de l’esclavage moderne et d’autres violations des droits de l’homme, tant dans les opérations que dans les chaînes d’approvisionnement, conformément à la loi britannique de 2015 sur l’esclavage moderne (“UK Modern Slavery Act 2015“).

Le manuel opérationnel stipule que : “Ces principes ne sont pas normatifs. Ils sont censés être flexibles et axés sur les résultats, permettant la grande variété de circonstances dans lesquelles se trouvent les organisations commerciales”.

Cette flexibilité est particulièrement importante pour évaluer les programmes des PME.

Les critères d’évaluation

Le SFO prend en compte les critères suivants pour évaluer l’effectivité d’un programme de conformité :

1. L’état du programme de conformité au moment de l’infraction
2. Comment le programme de conformité pourrait changer à l’avenir
3. La mise en pratique de chacun des six principes, à savoir :

” Les procédures d’une organisation commerciale pour prévenir la corruption des personnes qui lui sont associées sont proportionnées aux risques de corruption auxquels elle est confrontée et à la nature, l’ampleur et la complexité des activités de l’organisation commerciale. Elles sont également claires, pratiques, accessibles, effectivement mises en œuvre et appliquées“.

Les recommandations indique que le mot “procédures” dans ce contexte s’applique à la fois aux politiques interdisant la corruption et aux mesures mises en place pour les mettre en œuvre.

Les cadres supérieurs d’une organisation commerciale (qu’il s’agisse d’un conseil d’administration, des propriétaires ou de tout autre organisme ou personne équivalent) s’engagent à prévenir la corruption des personnes qui lui sont associées. Ils favorisent une culture au sein de l’organisation dans laquelle la corruption n’est jamais acceptable.”

L’organisation commerciale évalue la nature et l’étendue de son exposition aux risques externes et internes potentiels de corruption en son nom par des personnes qui lui sont associées. L’évaluation est périodique, informée et documentée.

Les recommandations décrivent la nature évolutive de l’évaluation des risques : “À mesure que les activités d’une organisation commerciale évoluent, les risques de corruption auxquels elle est confrontée évolueront, et donc son évaluation des risques aussi“. (Principe 3.4)

Les recommandations définissent également les facteurs externes et internes typiques à prendre en compte et souligne que l’exécutif doit superviser l’évolution des évaluations des risques menées en réponse aux changements de l’entreprise, des affaires ou de la juridiction. Les politiques et procédures devraient évoluer pour correspondre à ce qui est divulgué par les évaluations périodiques des risques ou d’autres stimuli (principes 3.4 et 6.1).

Les risques externes courants inclus dans le Guide sont (Principe 3.5) :

  • Pays
  • Sectoriel
  • Transactionnel
  • Opportunité commerciale
  • Partenariat professionnel

Les facteurs internes courants qui peuvent augmenter le niveau de risque inclus dans les recommandations sont (Principe 3.6) :

  • Lacunes dans la formation, les compétences et les connaissances des employés
  • Une “culture du bonus” qui encourage la prise de risques
  • Manque de clarté caf concernant les politiques et procédures d’accueil et de promotion
  • Absence de contrôles financiers clairs
  • Absence d’un message clair d’en haut.

L’organisation commerciale applique des procédures de diligence raisonnable, en adoptant une approche proportionnée et fondée sur les risques, à l’égard des personnes qui fournissent ou exécuteront des services pour ou au nom de l’organisation, afin d’atténuer les risques de corruption identifiés.”

Les recommandations traitent à la fois du recours à des intermédiaires et à des vendeurs, ainsi qu’à l’embauche d’employés.

En ce qui concerne les employés, les recommandations : “L’organisation peut donc souhaiter intégrer dans ses procédures de recrutement et de ressources humaines un niveau approprié de diligence raisonnable pour atténuer les risques de corruption des employés qui est proportionnelle au risque associé au poste en question “. (Principe 4.6)

En ce qui concerne les autres entités commerciales, les recommandations préviennent que les organisations “devront prendre un soin considérable lors de l’établissement de certaines relations commerciales, les circonstances particulières dans lesquelles les relations naissent “. (Principe 4.4)

Les recommandations soulignent en outre un type de relation avec des tiers qui justifie une diligence raisonnable solide de la part d’une organisation : le domaine des fusions et acquisitions. “Une autre relation qui a des implications particulièrement importantes en matière de diligence raisonnable est la fusion d’organisations commerciales ou l’acquisition de l’une par l’autre“. (Principe 4.4)

L’organisation commerciale cherche à s’assurer que ses politiques et procédures de prévention de la corruption sont intégrées et comprises dans toute l’organisation par une communication interne et externe, y compris une formation, proportionnée aux risques auxquels elle est confrontée.”

 

L’organisation commerciale surveille et examine les procédures conçues pour empêcher la corruption des personnes qui lui sont associées et apporte des améliorations si nécessaire.”

La surveillance et l’examen continus sont liés à l’accent mis par les recommandations sur l’évolution continue d’un programme de conformité (principes 1 et 3) : le commentaire du principe 6 examine le “large éventail” de mécanismes de surveillance internes et externes possibles qui “aident à mieux comprendre le l’efficacité “du programme, allant des enquêtes et contrôles internes aux enquêtes auprès du personnel et à d’autres mesures de détection (principe 6.2).

Les recommandations traitent des rapports internes périodiques destinés à la haute direction et aux possibilité de demander une vérification externe de l’efficacité du programme (principes 6.3 et 6.4).

 

SOUHAITEZ-VOUS ÉCHANGER SUR CE SUJET ?

ILS PEUVENT AUSSI VOUS INTÉRESSER