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Digitalisez votre manuel de procédures

Vos enjeux

Vous reconnaissez-vous ?

  • Tout va toujours plus vite.
  • Nous sommes de plus en plus mobiles.
  • Les équipes se renouvellent de plus en plus souvent et la culture des nouvelles générations change, elle est plus ludique, elle est différente.
  • Les procédures sont lourdes, complexes, pas toujours à jour, difficilement accessibles.
  • La performance doit être maintenue.
  • Les clients souhaitent être informés précisément sur les nouveautés produits

Au quotidien, c’est peut-être un commercial qui souhaite vendre, à un prospect, un produit qu’il ne maîtrise pas parfaitement et qui recherche des éléments de réponse rapide en chemin.

Notre réponse

Nous vous proposons d’utiliser des vidéos interactives pour faciliter l’accès, la diffusion et la mise en œuvre des points clés de vos procédures.

Les vidéos interactives peuvent alors permettre :

  • de partager l’information de façon conviviale avec le client
  • de répondre, sous la forme de très courtes FAQ, aux interrogations du commercial
  • de rappeler au commercial, en quelques secondes, les points clés à sécuriser

Qu’est-ce qu’une vidéo interactive ?

Une vidéo interactive est une vidéo au cours de laquelle apparaissent des zones sur lesquelles l’utilisateur peut cliquer pour accéder à un contenu particulier, une précision ou répondre à une question. Cela permet de faire apparaitre des listes de contrôles, des informations complémentaires.

VideoInteractive
VideoInteractive

Quand une zone interactive est sollicitée, la vidéo se met en “pause” et reprend quand l’interaction est finie.

L’attention de l’utilisateur est maintenue.

Quels sont les formats proposés ?

Les vidéos interactives  élaborées par BPA doivent respecter ces critères :

  • Être courtes: 30 à 90 secondes secondes
  • Être directes
  • Être pertinentes
  • Respecter notre cahier des charges esthétique (éclairage des acteurs, son, charte graphique, etc.) et technique (définition, longueur, etc)

Comment les utilisateur peuvent-ils accéder aux vidéos ?

Les vidéos peuvent être organisées selon des modalités qui facilitent leur accès à distance, et en mobilité :

  • Les vidéos sont indexées pour offrir une bibliothèque facilitant les recherches
  • Si le client le désire, les vidéos peuvent être hébergées sur l’extranet de BPA dédié au client
  • Des notifications sont envoyées aux utilisateurs du client quand le contenu évolue.

Face à la mobilité, La combinaison gagnante: vidéo interactive + podcast

Pour augmenter la portée et faciliter l’utilisation des contenus, le son des vidéos, est aussi posté sous la forme de podcasts (format conçu pour que l’image ne soit pas utile), afin que les commerciaux itinérants, puissent écouter le contenu dans la voiture.

Quels types de scénarisation ?

Les vidéos interactives peuvent être construites selon plusieurs types de scénarisation, en fonction de l’objectif recherché :

  1. Scénettes “Avant/Après” :  pour mettre en valeur le bénéfice des nouvelles pratiques.
  2. FAQ :  pour faciliter la réponse pragmatique à une situation opérationnelle courante et précise.

Les vidéos interactives incorporent en plus de la vidéo scénarisée, des zones sensibles permettant soit d’apporter des compléments d’information, soit de s’assurer de la bonne compréhension du point évoqué, avec des questions.

La vidéo est un format “disruptif”, qui passe par tous les types de canaux de communication:

  • Facilement disponible sur tablettes, mobiles…
  • Disponible tout le temps: au café, entre 2 clients, etc
  • Plus intuitif, dynamique qu’un manuel papier épais

Le son des vidéos, est aussi posté sous la forme de podcasts (format conçu pour que l’image ne soit pas utile), pour les commerciaux itinérants, permettant d’être écoutés dans la voiture.

Les vidéos interactives facilitent l’appropriation rapide des messages par les équipes et la conduite du changement:

  • Des collaborateurs ou des dirigeants de l’entreprise peuvent être sollicités pour tourner les vidéos
  • Des mises en situation “avant / après” permettent de montrer le bénéfice réel du respect de la procédure.
  • La pédagogique est facilitée par la présentation orale et visuelle, alors qu’un schéma de processus complexe peut donner lieu à de mauvaises interprétations
  • Les vidéos courtes : de 30 à 90 secondes par vidéo permettent aux collaborateurs de trouver rapidement ce dont ils ont besoin

La structure des vidéos est modulaire, de telle sorte que le contenu est facilement actualisable.

Des notifications sont envoyées aux collaborateurs ayant accès à l’extranet, lorsqu’une vidéo est mise à jour.

Les vidéos, une fois validées, sont mise à disposition des collaborateurs dans l’intranet de la société ou sur l’extranet de BPA dédié à l’entreprise.

Le lien de la vidéo peut alors être communiqué par mail ou tout autre moyen très facilement

La vidéo est moyen de communication idéal tant en interne, qu’en externe.

En interne

  • La vidéo est un format adapté aux jeunes générations
  • L’entreprise peut constituer son propre “YouTube” privé à l’aide des micro-vidéos qu’elle produit.

En externe

  • La vidéo est un vecteur de l’image dynamique et moderne de l’entreprise. elle peut contribuer à “dépoussiérer” l’image de certains secteurs ou de certaines fonctions
  • Elle peut être mise à disposition de parties prenantes externes pour leur expliquer ou argumenter certains points, les rassurer sur les processus de gestion de leurs dossiers…

La mise en oeuvre

Une vidéo interactive se réalise selon un processus en 8 étapes organisées sur 1 à 2 semaines.

L’équipe de réalisation est composée de :

Côté entreprise cliente, l’équipe se compose de :

  • Un référent
  • Un ou plusieurs collaborateurs ou dirigeants de votre entreprise*

Côté BPA, l’équipe se compose de :

  • Un chef de projet pour veiller au respect des attentes du client
  • Un ou 2 acteurs*
  • Un directeur artistique*
  • Un cameraman
  • Un preneur de son*
  • Un monteur vidéo

* En fonction du projet

Le déroulé d’un projet

Timeline "Digitalisez votre manuel de procédures"

1. Identification des besoins

Identification des besoins de l’entreprise vis-à-vis de son projet de digitalisation de ses procédures et de son contexte.

2. Collecte des données d’entrée

Collecte des données d’entrée : Les procédures existent-elles déjà ? Doivent-elles être revues à cette occasion ? Doivent-elles être créées ? (nouveau produit sur le marché, Ré-organisation, Fusion d’entreprise) L’entreprise fournit-elle les procédures ou faut-il mener l’analyse auprès des parties prenantes pour savoir quels sont les messages à faire passer dans les vidéos ?

3. Création des scénarios

En fonction de la nature de la procédure et des personnes chargées de la mettre en œuvre, les points clés sont identifiés. De cette base des scénarios sont définis.

4. Rédaction des scripts

Pour chaque scénario retenu et en fonction de la trame de narration choisie, BPA élabore et vous propose des scripts adaptés aux acteurs envisagés (internes, externes).

5. Captation (enregistrement)

L’enregistrement vidéo et audio s’effectue soit dans vos locaux, soit le studio vidéo de BPA. Un bon éclairage et une excellente qualité sonore sont des facteurs clés de succès.

6. Montage

Le dérushage, le montage et le mixage sont effectués par BPA et les avant-projets sont mis à disposition pour commentaires, avant finalisation.

7. Intégration

BPA intègre cette vidéo dans un conteneur html5, pour apporter une interface interactive sur la vidéo, des zones cliquables permettant soit de poser des questions, soit d’afficher des informations complémentaires.

8. Livraison

Le projet final est livré au client dans le format choisi.

9. Mise en production – exploitation

La vidéo interactive ainsi produite peut alors être mise à disposition de l’audience ciblée, soit à partir des serveurs de BPA , soit des serveurs internes du client.

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